Politique de gestion des données personnelles

La société KILOUTOU (ci-après "KILOUTOU” et “nous") accorde une importance majeure à la protection de la vie privée de ses clients. La présente politique vise à vous informer de la manière dont nous traitons vos données personnelles dans le cadre de notre relation client, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi Informatique et Libertés.

La présente Politique vient compléter les conditions générales de location et d’utilisation des services proposées par KILOUTOU et s’applique à toutes les informations personnelles collectées et traitées à l’occasion de vos contacts avec KILOUTOU tant à partir du site internet que dans nos agences.

KILOUTOU attire votre attention sur le fait que les partenaires ainsi que les réseaux sociaux concernés disposent chacun de leur propre politique de confidentialité, dont KILOUTOU ne saurait être tenu responsable.

Pour toute information spécifique concernant l'utilisation des cookies et autres traceurs lors de votre navigation sur notre site web, nous vous invitons à consulter notre Politique de gestion des cookies dédiée.

La présente politique est susceptible d’évoluer et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

1 - Qui est le responsable de traitement ?

Le Responsable du Traitement est l’organisme qui détermine la finalité et la manière dont sont utilisées vos données personnelles.

Pour l’ensemble des traitements présentés, se qualifie en tant que responsable du traitement :

KILOUTOU, dont le siège social est situé au 1 rue des précurseurs CS 20449 59664 VILLENEUVE D'ASCQ CEDEX.

Vous pouvez à tout moment contacter notre service chargé de la protection des données par courriel : donneepersonnelle@kiloutou.fr ou par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessus.

2 - Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Dans le cadre de nos activités, KILOUTOU peut être amenée à collecter différentes catégories de données personnelles vous concernant :

Données d'identité et de contact : nom, prénoms, adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone.
Données professionnelles : nom de votre entreprise, secteur d’activité, fonction ou poste occupé, coordonnées professionnelles.
Données de vérification et documents officiels : données issues de votre pièce d’identité, de votre permis de conduire (ce dernier uniquement pour la location de véhicules le nécessitant).
Données relatives à votre activité commerciale : historique de vos simulations, devis, réservations et locations, informations de suivi de vos contrats, ainsi que vos commentaires ou instructions spécifiques.
Données de votre compte et de vos préférences : mot de passe de votre compte client (sécurisé et chiffré) et vos choix concernant les communications commerciales.
Données des échanges avec le service client : enregistrements vocaux ou retranscriptions de vos conversations avec nos conseillers à des fins de formation et d'amélioration de la qualité du service.
Données techniques et de localisation du matériel : informations sur l’état, le fonctionnement, l’utilisation et la position géographique (données GPS) de nos matériels et véhicules connectés (par exemple, les véhicules utilitaires, les engins de terrassement ou les nacelles d'élévation).
Données d'images : votre image captée par nos systèmes de vidéosurveillance et de vidéoprotection lors de vos visites dans nos agences physiques.

3 - Pourquoi nous collectons vos données personnelles ?

Lorsque KILOUTOU collecte vos données personnelles, elle le fait pour des finalités spécifiques, légitimes, déterminées et transparentes.

KILOUTOU est amenée à traiter vos données sur les fondements et dans les finalités suivantes :

Pour l’exécution de notre contrat

Vos données personnelles sont traitées afin de répondre à vos demandes (simulation, devis) et d'assurer l'exécution complète du contrat qui nous lie. Ces traitements ne sont pas soumis à consentement car ils sont indispensables à la fourniture du service que vous avez commandé.

Gestion de votre demande et de votre location

Création de votre espace client : Vous permettre de créer et de gérer votre compte personnel pour simplifier vos demandes et le suivi de vos locations.
Devis, réservation et contrat : Établir vos simulations, devis, et gérer l'ensemble de votre contrat de location.
Mise à disposition du matériel : Organiser la livraison, la reprise du matériel, ou son dépôt et retrait via nos solutions KILOUBOX.
Suivi de location : Vous transmettre toutes les informations utiles sur le suivi de votre location (horaires de livraison, confirmation d'intervention, etc.).

Suivi technique et sécurité du matériel

Maintenance préventive, assistance et géolocalisation : Suivre à distance l'état, l'utilisation et la localisation de certains matériels (par ex. véhicules, terrassement, élévation) pour anticiper les pannes, envoyer une assistance technique sur le site exact d'intervention, garantir la sécurité des utilisateurs et, le cas échéant, ajuster la facturation en fonction de l'utilisation réelle.
Respect des conditions d'utilisation : Contrôler que l'utilisation du matériel est conforme aux conditions d'utilisation prévues dans votre contrat de location.

Suivi administratif et financier

Facturation et comptabilité : Émettre les factures correspondant à vos locations et assurer le suivi comptable de votre dossier.

Gestion des aléas et des réclamations

Gestion des réclamations et litiges : Traiter vos réclamations et assurer la gestion des éventuels contentieux.
Gestion des sinistres : Gérer les déclarations et le suivi des sinistres survenus durant votre location, en lien avec nos assureurs.

Programme de fidélité

Gestion de vos avantages : Assurer la gestion de votre adhésion à notre programme de fidélité et le suivi des avantages liés à vos contrats.

Parce que vous nous avez donné votre accord

Lorsque la loi l'exige ou que nous le jugeons approprié, nous recueillons votre consentement avant de traiter vos données personnelles. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Si vous y consentez, vos données sont utilisées pour les finalités suivantes :

Personnalisation de votre expérience en ligne

Recommandations de produits : Utiliser votre historique de location et vos demandes de devis pour vous suggérer des matériels et services susceptibles de vous intéresser.
Mesure de performance : Analyser l'efficacité de nos publicités, de nos contenus et mesurer notre audience pour améliorer nos services.

Simplification de vos démarches

Conserver votre pièce d'identité pour faciliter vos futures locations : Avec votre accord explicite, nous conservons une copie de votre pièce d'identité pour simplifier et accélérer la gestion de vos prochains contrats de location pendant 9 mois.

Communications commerciales et marketing

Envoi d'offres et d'actualités : Vous adresser nos communications par e-mail ou SMS pour vous informer de nos actualités, offres spéciales et promotions lorsque vous n’êtes pas client chez KILOUTOU et que vous êtes un particulier.
Gestion technique de vos données : Pour garantir un service optimal, nous veillons à la qualité de nos bases de données en harmonisant et en regroupant vos informations.

Parce que la loi nous y oblige

Enfin, nous traitons certaines de vos données car la loi nous y oblige. Ces traitements sont une nécessité pour nous conformer à la réglementation en vigueur.

Réquisitions judiciaires et gestion des infractions : Communiquer vos données aux autorités compétentes (police, gendarmerie, ANTS etc.) dans le cadre de réquisitions judiciaires et/ou pour la gestion des infractions au code de la route commises avec nos véhicules ou matériels.
Conservation légale des données : Archiver les données nécessaires (telles que les factures, contrats, etc.) pendant les durées de conservation imposées par la loi, notamment par le Code de commerce.
Gestion de vos droits sur vos données : Traiter et répondre à vos demandes d'exercice de droits (accès, rectification, opposition, etc.) conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Pour gérer, sécuriser et développer notre activité

Nous traitons certaines de vos données pour des finalités qui servent l'intérêt légitime de KILOUTOU. Cela nous permet d'assurer la sécurité de nos services, d'améliorer nos offres et d'optimiser notre fonctionnement, tout en veillant à respecter un juste équilibre avec vos droits et libertés.

Sécurité, prévention de la fraude et recouvrement

Lutte contre la fraude et protection de nos biens : Prévenir, détecter et gérer les tentatives de fraude, les vols ou les détournements afin de protéger notre activité. Pour cela, nous pouvons nous appuyer sur :

La vidéoprotection, pour assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de nos agences ;
La géolocalisation, pour nous permettre de localiser et de récupérer nos matériels ou véhicules en cas de non-restitution ou de suspicion de vol.

Gestion des impayés et recouvrement : Assurer le suivi des incidents de paiement, gérer les relances et mettre en œuvre les procédures de recouvrement (amiables ou judiciaires) de nos créances.
Contrôle du respect des engagements contractuels : Veiller à la stricte application et au respect de nos Conditions Générales de Location par l'ensemble de nos utilisateurs.

Amélioration de nos services et de la qualité

Analyses et études : Réaliser des statistiques anonymisées, des études de marché et analyser les tendances pour comprendre les usages et faire évoluer notre gamme de produits et services.
Formation et service client : Utiliser certaines données (de manière anonymisée lorsque possible) pour former nos équipiers et améliorer la qualité et l'efficacité de notre service client.
Suivi de la qualité : Mettre en place des indicateurs pour suivre et évaluer la qualité de nos prestations.

Prospection commerciale

Envoi d'offres et d'actualités : Vous adresser nos communications par e-mail ou SMS pour vous informer de nos actualités, offres spéciales et promotions lorsque vous êtes un professionnel et/ou déjà client chez KILOUTOU.
Segmentation et ciblage : Segmenter notre base de clients pour leur adresser des communications pertinentes, basées sur leur historique ou leur secteur d'activité.
Synergies de groupe et partenariats : Transmettre vos données à nos filiales ainsi qu'à des partenaires externes afin de développer notre réseau commercial, d'optimiser nos activités et de vous proposer des services complémentaires pertinents pour votre secteur. Si vous êtes un particulier, ce transfert n'est effectué qu'avec votre consentement explicite.

Gestion des interactions et des données

Gestion des avis clients : Vous permettre de déposer un avis sur nos produits et services et gérer la publication de ces avis.
Opérations techniques sur les données : Assurer la qualité de nos bases de données via des opérations de normalisation (ex: adresses postales), d'enrichissement et de déduplication.

4 - Combien de temps sont conservées vos données ?

KILOUTOU conserve vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Pour garantir la transparence de nos traitements, nous appliquons les durées de conservation (ou critères de détermination) suivantes :

Données utilisées à des fins de prospection : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (par exemple, au terme du dernier contrat de location).
Images de vidéoprotection : 30 jours maximum à compter de leur enregistrement (sauf en cas d'extraction pour les besoins d'une procédure pénale ou d'un sinistre, auquel cas elles sont conservées le temps de la procédure).
Enregistrements des appels au service client : 6 mois maximum pour les enregistrements vocaux destinés à la formation.
Pièce d’identité pour la prévention de la fraude et des impayés : 6 mois à compter de la collecte.
Pièce d’identité pour la simplification de vos futures locations : 9 mois à compter de sa collecte.
Comptabilité et facturation : 10 ans + l’année civile en cours à compter de la clôture de l'exercice comptable.
Gestion des contentieux, réclamations et sinistres : Conservées le temps de la procédure, jusqu'à l'épuisement des voies de recours judiciaires ou de l'accord amiable.

5 - Destinataires de vos données

Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées à en connaître, dans la stricte limite de leurs attributions.

Nous partageons vos données uniquement avec les catégories de destinataires suivantes :

En interne chez KILOUTOU

Vos données sont traitées par nos collaborateurs soumis à une obligation de confidentialité, selon le strict besoin d'en connaître pour exercer leurs missions :

Le personnel de nos agences et du service client (pour la gestion de vos contrats et demandes).
Les services administratifs, comptables et de recouvrement (pour la facturation).
Les services marketing et communication (pour la prospection et la gestion du programme de fidélité).
Les services informatiques (pour le bon fonctionnement de nos outils).
Les services en charge de la sécurité et de la sûreté.

Nos sous-traitants (prestataires de services)

KILOUTOU fait appel à des prestataires de confiance pour exécuter certaines opérations en notre nom. Conformément à l'article 28 du RGPD, ces sous-traitants agissent uniquement sur nos instructions documentées et sont soumis à des obligations strictes de sécurité et de confidentialité. Il s'agit de nos prestataires intervenant dans les domaines suivants :

Hébergement et systèmes d'information : maintenance et hébergement de nos bases de données et outils digitaux.
Sécurité et prévention : prestataires spécialisés dans le contrôle sécurisé des pièces d'identité et services de paiement en ligne.
Logistique et interventions techniques : partenaires pour la livraison, la reprise, et le dépannage du matériel sur vos chantiers.
Télématique : fournisseurs de solutions de géolocalisation et de suivi embarquées sur nos matériels et véhicules.
Relation client et marketing : outils de gestion du service client, d'envoi de communications (e-mailing, SMS), de recueil d'avis clients et d'analyse statistique.

Les tiers autorisés et partenaires

Vos données peuvent également être transmises à des tiers indépendants dans des cas précis :

Les professions réglementées : assureurs, experts, avocats, huissiers ou commissaires aux comptes, dans le cadre de la gestion de contentieux, de sinistres ou d'audits.
Les autorités publiques : autorités judiciaires, de police ou administratives, lorsque la loi nous y oblige ou pour la défense de nos droits.
Les filiales du Groupe KILOUTOU : vos données peuvent être partagées avec nos filiales sur la base de notre intérêt légitime si vous êtes un professionnel, afin de faciliter la gestion globale de notre relation et de vous faire bénéficier des synergies du groupe. Si vous êtes un particulier, ce transfert n'est effectué qu’avec votre consentement explicite.
Nos partenaires commerciaux : vos données peuvent être transmises à des entreprises partenaires de confiance sur la base de notre intérêt légitime si vous êtes un professionnel, dans le cadre du développement de nos activités commerciales et pour vous faire bénéficier d'opportunités ou de services élargis. Si vous êtes un particulier, ce transfert n'est effectué qu'avec votre consentement explicite.

6 - Transfert hors EEE

KILOUTOU s'efforce de conserver vos données personnelles en France ou au sein de l'Espace Économique Européen (EEE).

Toutefois, dans le cadre de l'utilisation de certains outils informatiques ou logiciels, il est possible que vos données soient transférées, hébergées ou rendues accessibles à des sous-traitants situés dans des pays tiers hors de l'EEE.

Afin de garantir que vos données bénéficient d'un niveau de protection équivalent à celui exigé par le RGPD, KILOUTOU encadre strictement ces transferts selon les mécanismes juridiques suivants :

Les décisions d'adéquation : Vos données peuvent être transférées vers des pays reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des données personnelles.
Les Clauses Contractuelles Types (CCT) : Lorsque le pays de destination ne bénéficie pas d'une décision d'adéquation, KILOUTOU conclut avec ses sous-traitants les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne.
Les mesures de sécurité supplémentaires : Conformément à la jurisprudence européenne et aux recommandations de la CNIL, nous imposons à nos sous-traitants des mesures techniques, organisationnelles ou juridiques supplémentaires (telles que le chiffrement des données de bout en bout ou des restrictions strictes d'accès) pour empêcher tout accès non autorisé par des autorités tierces.

7 - Vos droits Informatique et Libertés

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles (RGPD), vous disposez de plusieurs droits concernant vos informations personnelles :

Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie.
Droit de rectification : demander la mise à jour ou la correction de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : demander la suppression de vos données.
Droit à la limitation : demander de geler temporairement l'utilisation de vos données.
Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs liés à votre situation particulière.
Droit à la portabilité : récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format structuré.
Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment votre accord.

Vous pouvez exercer vos droits de différentes façons.

Ainsi, si vous ne voulez plus recevoir de publicités vous pouvez vous y opposer :

Pour les offres commerciales par Email

En cliquant sur le lien de désabonnement se trouvant en bas de chaque email publicitaire envoyé.

Pour les offres commerciales par SMS

En envoyant « STOP SMS » à un numéro non surtaxé, comme indiqué sur chaque SMS publicitaire envoyé.

Pour les offres commerciales par courrier et fax

En écrivant à : SAS KILOUTOU - DPO - 1, rue des Précurseurs – CS 20449 - 59664 Villeneuve d’Ascq ou par email à : donneepersonnelle@kiloutou.fr

Pour le démarchage téléphonique

En s’inscrivant sur la liste d’opposition Bloctel ou en écrivant à : SAS KILOUTOU - DPO - 1, rue des Précurseurs – CS 20449 - 59664 Villeneuve d’Ascq ou par email à : donneepersonnelle@kiloutou.fr

Si vous êtes un client professionnel et souhaitez vous opposer au partage de vos données :

En écrivant à : SAS KILOUTOU - DPO - 1, rue des Précurseurs – CS 20449 - 59664 Villeneuve d’Ascq ou par email à : donneepersonnelle@kiloutou.fr

Si vous souhaitez exercer vos droits Informatique et Libertés

En dehors des cas précisés ci-dessus relatifs à la publicité, vous pouvez exercer vos droits en envoyant votre demande à : SAS KILOUTOU - DPO - 1, rue des Précurseurs – CS 20449 - 59664 Villeneuve d’Ascq ou par email à : donneepersonnelle@kiloutou.fr

Une réponse vous sera alors adressée dans un délai de 1 mois suivant la réception de la demande.

Nous précisons que certaines informations vous concernant ne peuvent, pour des raisons légales, être modifiées ou supprimées de nos bases de données. KILOUTOU pourra également démontrer, le cas échéant, qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour poursuivre le traitement qui prévalent sur les droits et les libertés de la personne concernée.

En cas de décès qui serait porté à notre connaissance, nous vous informons que vos données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.